40+ SharePoint Workflow Tips – part 3 (Hebrew)

 

לחץ כאן לחלק 1 –טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 2 –עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 3 – אפילו עוד טיפים ליישום ללא קוד
לחץ כאן לחלק 4 – טיפים לפיתוח באמצעות קוד

 

19. clip_image002_thumb טיפ מספר 19: צור רשימת משימות באמצעות FEATURE

במערכת מהסוג הזה ישנם הרבה דפים שמציגים מידע מרשימת המשימות (דו”חות, הצגת המשימות האישיות לכל משתמש, הצגת המשימות לכל בקשה וכו’), לעתים רבות קורה שבמהלך הפיתוח או לאחר עליית המערכת לאוויר רוצים להחליף את רשימת המשימות (למשל אם משהו השתבש ברשימה הקיימת) לרשימה אחרת אלא שאז כל הדפים שמתשאלים את רשימת המשימות “נשברים” היות והרשימה שאליה הם פנו כבר לא רלוונטית. ראיתי מקרים בהם היו צריכים לשנות דפים רבים רק בגלל החלפת רשימת משימות. לכן מתוך דפים שמתשאלים את רשימת המשימות כדאי לפנות באמצעות שם הרשימה ולא ה-GUID. אולם ישנם מקרים בהם נהיה חייבים להשתמש ב-GUID לדוגמא כשאנו טוענים את דף העריכה של משימה אחד הפרמטרים שיש להעביר לדף הוא ה-GUID של רשימת המשימות ולכן כדאי ליצור את רשימת המשימות לא ידנית אלא באמצעות FEATURE – באופן זה נוכל תמיד ליצור את אותה רשימה עם אותו שם וגם אותו GUID וכך שרוצים ליצור רשימת משימות חדשה פשוט מוחקים את הישנה ומפעילים את ה-FEATURE מחדש.

20. clip_image008 טיפ מספר 20: הרשם את הלקוח עם דיגרמת VISIO המציגה התפלגות משימות

השקיפות לתהליכים במערכת חשובה ביותר, בין היתר המשתמש רוצה לדעת בכל עת מה מצב המשימות והעבודה במערכת – כמה משימות פתוחות, מה ההספק של כל עובד, איך מתפלגות המשימות לפי סטטוס ועוד. את כל אילו אפשר להשיג עם דו”וחת טבלאיים (למשל באמצעות DATA VIEW WEB PART) אבל אם אתה רוצה קצת להרשים את הלקוח וליצור אפקט של “וואו” כדאי שתעשה את זה עם VISIO SERVICES. רשימת משימות ב-SHAREPOINT מאפשרת ליצור בלחיצת כפתור דיאגרמת VISIO המציגה מבטים שונים על התפלגות המשימות, ערוך את הקובץ ב-VISIO, שמור בספריית מסמכים כלשהי באתר, הוסף דף למערכת עם Visio Acess Web Part והצג ללקוח שלך דו”חות גרפים מרהיבים.

clip_image009

ייצוא רשימת המשימות ל-VISIO

clip_image011

פירסום דיאגרמת התפלגות משימות לדף באתר

21. clip_image012 טיפ מספר 21: עצב מבט של 360 מעלות על כל המידע הקשור לתהליך

זהו טיפ חשוב במיוחד. כאשר התהליך הוא פתוח וגמיש – תהליך שמערב הרבה תכנים וגמישות למעורבים בו, סביר להניח שהוא יכלול מידע מגוון מאוד. אם ניקח לדוגמא תהליך הכנת מכרז של עובדי החברה, סביר להניח שמסמכים רבים נאספו במהלך גיבוש ההצעה, לא מעט חברי צוות עבדו על ההצעה ושלחו האחד לשני מיילים, אולי נפתח אפילו דיון בפורום שבו היו התכתבויות, משימות רבות נפתחו למשתמשים שונים שהביעו בטופס המשימה את דעתם על נושאים שונים – עכשיו נדמיין את המנהל הבכיר שנדרש בסוף לתת את חתימתו ואישורו להצעת המכרז – האם נצפה ממנו פשוט להסתכל על טופס המשימה ולהחליט? ברוב הפיתרונות המנהל ניגש ישירות לדף עם טופס משימה ו… זהו. לאותו מנהל יהיה חסר הקונטקסט של המקרה, איך הוא יכול לאשר את המכרז מבלי לדעת שאחד המהנדסים התריע בפורום שהלו”ז אינו סביר? בעיה זו נקראת Context Tunnel. נראה הגיוני יותר שירצה לעיין במסמכים שונים, בדיונים בפורום, במיילים, בהיסטורית ההחלטה והמשימות של התהליך ובעוד שורה ארוכה של תכנים שהיוו חלק אינטגרלי מהתהליך? ולכן, כמעצב פיתרון איכותי של תהליך עיסקי עליך לספק לצוות העובד על התהליך מבט של 360 מעלות שכולל את כל המידע וזרימת העבודה שהתרחשה כך שכל מתבונן יוכל להבין במהרה מה קרה עד עכשיו. מצורפת דוגמא למטה למסך המציג את כל האספקטים של תהליך מסוים, במסך יש לצופים ולמאשרים במקום אחד את הדרוש: מידע על מיקום התהליך, פרטים על הבקשה שהתחילה את התהליך (טופס/מסמך), מידע על היסטורית ההחלטה, משימות פתוחות, מסמכים, קבוצת דיון ורשימת שאר האנשים המעורבים בתהליך.

clip_image014

סביבת עבודה הכוללת את כל התכנים, האנשים והמשימות בתהליך

22. clip_image015 טיפ מספר 22: בתהליכים סגורים, אפשר אישור משימה עצלני

בתהליכים סגורים בהם כמות המידע קטנה יחסית, כמות האישורים גדולה יחסית והמנהל צריך פחות מאמץ מחשבתי בכדי לאשר משימה – ניתן לאפשר אישור עצלני. לדוגמא, בתהליך של אישור יום חופשה – המאשר לא צריך לצפות במסמכים רבים או במידע מגוון, מדובר על אישור פשוט יחסית עם מעט מידע רקע. באישור “עצלני” אנו מביאים את המשימה הישר למחשב של המנהל ומאפשרים לו למלא את המשימה מבלי הצורך להיכנס למערכת. קיימות כמה אפשרויות לאישור משימה מהסוג הזה: (1) OUTLOOK 2007 ומעלה מאפשר למשתתף למלא משימה ישירות מתוך תוכנת המייל, פשוט לוחצים על כפתור וטופס המשימה נפתח. (2) בתוך תוכנות אופיס (וורד, אקסל וכו’), כאשר למסמך ישנן משימות מקושרות – הלינק למשימה יופיע ב-TOOLBAR בתוך המסמך ויאפשר לאשר את המשימה ישירות מתוך תוכנת אופיס.

clip_image017אישור משימה מתוך מסמך וורד

clip_image019 אישור משימה מתוך תוכנת אאוטלוק

23. clip_image008 טיפ מספר 23: תן למנהל אינדיקציה (KPI) לגבי מצב התהליכים במערכת

מן הסתם אחת מהסיבות המרכזיות לנהל תהליכים במערכת היא כדי לקבל חיווי לגבי מידת הצלחת התהליכים במערכת, לשם כך חשוב להגדיר לפחות ערך (עמודה) אחד שיקבע את מידת הצלחת התהליך. למשל, אם אנו מנהלים תהליכים של תמיכה בתקלות וכל פניה נרשמת, מנהל המערכת רוצה לדעת מה מידת שביעות הרצון הממוצעת של הפונים ביממה האחרונה נגדיר לכל בקשה עמודה שתחזיק את מידת שביעות הרצון של הלקוח. בחברות רבות לאחר קבלת המענה מועברים למוקד אחר ששואל לגבי מידת שביעות הרצון מהשירות, כך שכל פריט של מידע (בקשת שירות) יכול להכיל את מידת שביעות הרצון של הפונה. במקרים אחרים נוכל למדוד כמה מהר קרה התהליך, האם הלקוח רכש את המוצר או לא או האם הצעת מחיר שנתנו זכתה במכרז – לכל תהליך האינדיקטור שלו שמגדיר הצלחה/כישלון. ב-SHAREPOINT, נגדיר כמובן לכל רשימה המתארת מידע של תהליך לפחות עמודה אחת שתתאר אינדיקטור עיסקי. כשנרצה להציג באופן מצרפי מה אחוז ההצלחה של המערכת (לדוגמא: האם מידת שביעון הרצון הממוצעת של הפונים היום היא מעל 7) נוכל להשתמש ב-STATUS LIST (רשימה מיוחדת להצגת אינדיקטורים (KPI) ולהציג למנהל רמזור שיראה את הצלחת התהליכים העסקיים היום.

clip_image021

רשימת בקשות שירות, עמודה אחת Survey Satisfaction List מתארת את מידת הצלחת התהליך

clip_image023

רמזור המגדיר למנהל המערכת את מידת שביעון הרצון של הלקוחות היום מהשירות באמצעות STATUS LIST

24. clip_image008טיפ מספר 24: תן למנהל אינדיקציה (KPI) לגבי מצב התהליכים במערכת

מן הסתם אחת מהסיבות המרכזיות לנהל תהליכים במערכת היא כדי לקבל חיווי לגבי מידת הצלחת התהליכים במערכת, לשם כך חשוב להגדיר לפחות ערך (עמודה) אחד שיקבע את מידת הצלחת התהליך. למשל, אם אנו מנהלים תהליכים של תמיכה בתקלות וכל פניה נרשמת, מנהל המערכת רוצה לדעת מה מידת שביעות הרצון הממוצעת של הפונים ביממה האחרונה נגדיר לכל בקשה עמודה שתחזיק את מידת שביעות הרצון של הלקוח. בחברות רבות לאחר קבלת המענה מועברים למוקד אחר ששואל לגבי מידת שביעות הרצון מהשירות, כך שכל פריט של מידע (בקשת שירות) יכול להכיל את מידת שביעות הרצון של הפונה. במקרים אחרים נוכל למדוד כמה מהר קרה התהליך, האם הלקוח רכש את המוצר או לא או האם הצעת מחיר שנתנו זכתה במכרז – לכל תהליך האינדיקטור שלו שמגדיר הצלחה/כישלון. ב-SHAREPOINT, נגדיר כמובן לכל רשימה המתארת מידע של תהליך לפחות עמודה אחת שתתאר אינדיקטור עיסקי. כשנרצה להציג באופן מצרפי מה אחוז ההצלחה של המערכת (לדוגמא: האם מידת שביעון הרצון הממוצעת של הפונים היום היא מעל 7) נוכל להשתמש ב-STATUS LIST (רשימה מיוחדת להצגת אינדיקטורים (KPI) ולהציג למנהל רמזור שיראה את הצלחת התהליכים העסקיים היום.

25. clip_image002_thumb טיפ מספר 25: טיפול בזרימות עבודה שאינן מתחילות “בגלל עומס במערכת”

אם יצא לך לפתח זרימות עבודה על SharePoint 2010 ובעיקר בסביבת אופיס 365סביר להניח שנתקלת בהודעה הבאה:

“Note: Due to heavy load, the latest workflow operation has been queued. It will attempt to resume at a later time.”

ואכן זרימת העבודה מאחרת מאוד להתחיל אבל זה לא נגרם בהכרח בגלל עומס על המערכת, למעשה הודעה זו יכולה להופיע כשהמערכת כלל לא עמוסה. זרימות עבודה מתחילות על ידי רכיב שרץ כל זמן מסוים ובודק אילו זרימות עבודה מחכות בתור לביצוע פעולות, הרכיב (Timer Job) יריץ X פעולות וזרימות עבודה ואז יחזור “לישון”, אחרי Y שניות הוא יתעורר שוב ויריץ עוד X פעולות. אם בתור מחכות 7 זרימות עבודה וזרימת העבודה שלך היא ה-8 ולרכיב מוגדר להריץ בכל פעם לא יותר מ-5 פעולות (X=5) וכמו כן מוגדר לו להתעורר ולרוץ כל 20 שניות יתכן שתחכה מעל 20 שניות לתחילת זרימת העבודה שלך. ברוב המקרים אין אם זה כל בעיה, אין סיבה לתכנן זרימת עבודה שחייבת להתחיל ממש מייד, אבל אם בכל זאת אתה רוצה לשפר את זמני התגובה – עליך להגיד לאותו רכיב לרוץ יותר פעמים או לעשות יותר עבודה בכל ריצה. פרמטרים אילו נקראים ה-Batch Size (כמה פעולות יבוצעו בכל ריצה של הרכיב) ו-Workflow Timer Interval (כל כמה זמן ירוץ הרכיב) והם ניתנים לשינוי באמצעות פקודות STS או Power Shell, מידע נוסף ניתן למצוא בכתבה החשובה בקישור הבא.

הודעה על זרימת עבודה שלא מתחילה בגלל עומס כבד

26. טיפ מספר 26: תן למנהל אינדיקציה (KPI) לגבי מצב התהליכים במערכת

מן הסתם אחת מהסיבות המרכזיות לנהל תהליכים במערכת היא כדי לקבל חיווי לגבי מידת הצלחת התהליכים במערכת, לשם כך

 

© 2017 Yoni Goldberg. All rights reserved.